Datenschutzhinweise für den DVO Dispatcher

Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO · Stand: 06.10.2026

Der DVO Dispatcher ist eine Anwendung der eHealth Experts GmbH zur Planung und Durchführung von Installationen der Telematikinfrastruktur (TI) in Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Diese Hinweise ergänzen unsere allgemeine Datenschutzerklärung und beschreiben, welche Daten wir in dieser Anwendung verarbeiten.

1. Verantwortlicher

2. Datenschutzbeauftragte

3. Zwecke der Verarbeitung

• Annahme und Verwaltung von Aufträgen zur TI-Anbindung (Konnektor-Installation bzw. -Umstellung)
• Vorqualifizierung: Klärung der technischen Voraussetzungen und des Status von Praxisausweis (SMC-B) und elektronischem Heilberufsausweis (eHBA)
• Beauftragung und Einsatzplanung der Dienstleister vor Ort (DVO-Partner), Terminvereinbarung
• Versand von Kartenterminals an die Einrichtung
• Durchführung der Installation und Dokumentation des Abschlusses (Prüfbericht)
• Zugangssteuerung, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Sicherheit der Anwendung
• Abrechnung mit DVO-Partnern und Auswertung des Rollout-Fortschritts

4. Welche Daten wir verarbeiten

a) Daten zu Einrichtungen und deren Ansprechpersonen

• Name der Einrichtung, Standortart (Haupt-/Zweigstelle), Einrichtungs- und Lieferadresse, Kunden-, Bestell- und Projektnummern
• Institutionskennzeichen bzw. Betriebsstättennummer (IK/BSNR), Telematik-ID, KIM-Adresse, eingesetzte Praxis-/Pflegesoftware (PVS)
• Ansprechpersonen für Terminabstimmung, Einrichtung und IT-Betreuung sowie zum Empfang der Kartenterminals berechtigte Personen: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Status von SMC-B und eHBA (vorhanden / fehlt / beantragt), technische Angaben zur Umgebung (Betriebssystem, Firewall/Router, vorhandene Kartenterminals), Terminwünsche und -daten, Notizen zum Auftrag
• Zugangsdaten für die Installation (z. B. Windows-Administrator oder Router). Diese werden verschlüsselt gespeichert, nur für den beauftragten DVO-Partner während der Installation freigegeben, jeder Zugriff wird protokolliert, und sie werden nach Abschluss des Auftrags gelöscht.

Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten werden in dieser Anwendung nicht verarbeitet.

b) Online-Fragebogen zur Vorbereitung

Einrichtungen erhalten von uns einen persönlichen Link zu einem Fragebogen. Dort erfassen wir ausschließlich die Angaben, die Sie selbst eintragen (z. B. Ausweis-Status, Betriebssystem, IT-Betreuung, Name/Telefon/E-Mail einer IT-Ansprechperson, Wunsch-KIM-Adresse, Empfänger der Kartenterminal-Lieferung, Anmerkungen). Die Seite zeigt außer dem Namen der Einrichtung keine weiteren gespeicherten Daten an. Passwörter oder Zugangsdaten werden über den Fragebogen nie abgefragt. Die Angaben sind freiwillig; ohne sie kann die Installation nur mit mehr Rückfragen vorbereitet werden.

c) Nutzerinnen und Nutzer der Anwendung

Für Mitarbeitende der eHealth Experts GmbH, DVO-Partner und Auftrag gebende Partner mit Zugang verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, Rolle und die Zuordnung zu einem Partner. Aktionen in der Anwendung (z. B. Statuswechsel, Notizen, Zugriffe auf Zugangsdaten) werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert.

d) DVO-Partner

Name, Kontaktdaten, Einsatzregionen, Kapazitäten, Akkreditierungen, Konditionen sowie die Zahl der durchgeführten Installationen (auch für eine partnerinterne Rangliste und die Abrechnung).

e) Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf der Anwendung verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, Browser-Kennung), um die Verbindung bereitzustellen und Angriffe abzuwehren; bei der Anmeldung zusätzlich die E-Mail-Adresse. Cloudflare speichert diese Protokolle nur für einen begrenzten Zeitraum. Die Anwendung selbst speichert keine IP-Adressen; ihre Betriebsprotokolle enthalten nur technische Meldungen und werden fortlaufend überschrieben (höchstens 50 MB).

5. Herkunft der Daten

Soweit wir Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, stammen sie

• aus dem Auftrag bzw. der Kundenübergabe unserer Vertriebs- und Auftrag gebenden Partner (z. B. Anbieter von Praxis- oder Pflegesoftware), die uns mit der Installation beauftragen,
• aus dem öffentlichen Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (VZD der gematik), in dem wir prüfen, ob für die Einrichtung eine SMC-B bzw. ein eHBA eingetragen ist.

6. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung des Vertrags über die TI-Installation bzw. vorvertragliche Maßnahmen, soweit die Einrichtung selbst betroffen ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation der Installationen, bezogen auf Ansprechpersonen und Beschäftigte der Einrichtungen sowie auf die Zusammenarbeit mit DVO-Partnern, außerdem an der Sicherheit der Anwendung (Zugangskontrolle, Protokollierung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z. B. für abrechnungsrelevante Unterlagen
• § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO – für Daten eigener Beschäftigter als Nutzer der Anwendung

Die eHealth Experts GmbH verarbeitet die Daten in dieser Anwendung in eigener Verantwortung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Das gilt auch für Daten, die uns Auftrag gebende Partner übermitteln.

7. Empfänger

• DVO-Partner: erhalten ausschließlich die Daten der Aufträge, mit denen sie beauftragt wurden.
• Auftrag gebende Partner: sehen den Bearbeitungsstand der von ihnen übermittelten Aufträge.
• Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland): Betrieb des Servers, auf dem die Anwendung und ihre Datenbank laufen (Hosting in Rechenzentren in Deutschland), als Auftragsverarbeiter.
• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA): Bereitstellung der verschlüsselten Verbindung, Schutz vor Angriffen und Anmeldung (Cloudflare Access, Einmal-PIN per E-Mail) als Auftragsverarbeiter.
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): E-Mail-Versand über Google Workspace für Benachrichtigungen an DVO-Partner und Bestellungen von Kartenterminals, als Auftragsverarbeiter.

Schriftarten und alle übrigen Bestandteile der Seiten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; beim Aufruf werden keine Daten an Drittanbieter wie Google übermittelt.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8. Übermittlung in Drittländer

Bei Cloudflare, Inc. und bei Google (Google LLC als Mutterunternehmen) kann eine Verarbeitung in den USA nicht ausgeschlossen werden. Beide Unternehmen sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Zusätzlich enthalten die Auftragsverarbeitungsverträge beider Anbieter, die Bestandteil der jeweiligen Nutzungsbedingungen sind, EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Cookies und lokale Speicherung

• Nach der Anmeldung setzt Cloudflare Access ein Sitzungs-Cookie (CF_Authorization), das für den geschützten Zugang technisch erforderlich ist. Cloudflare kann außerdem technisch notwendige Sicherheits-Cookies zur Abwehr automatisierter Angriffe setzen.
• Die Anwendung speichert im Browser (Local Storage) Darstellungseinstellungen (hell/dunkel, eingeklapptes Menü, Listen- oder Board-Ansicht) und, nur bei Anmeldung mit einem Betriebs-Token, dieses Token im Session Storage bis zur Abmeldung oder bis zum Schließen des Tabs.
• Der Online-Fragebogen setzt selbst keine Cookies und speichert nichts im Browser.
• Diese Seite liest lediglich die gewählte Darstellung (hell/dunkel) aus dem Local Storage.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Tracking- oder Analysewerkzeuge setzen wir nicht ein.

10. Speicherdauer

• Zugangsdaten für die Installation: Löschung mit Abschluss, Stornierung oder Archivierung des Auftrags
• Fragebogen-Links: 30 Tage gültig, danach nicht mehr aufrufbar; die Antworten werden Teil des Auftrags
• Auftragsdaten einschließlich Notizen, Statusverlauf und Zugriffsprotokoll: bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Auftrag, also drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Auftrag abgeschlossen wurde (§§ 195, 199 BGB); danach werden sie gelöscht
• Abrechnungsrelevante Daten: gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Benutzerkonten: bis zur Deaktivierung bzw. Löschung des Zugangs. In Protokollen bleiben Name bzw. E-Mail-Adresse als handelnde Person so lange erhalten wie der zugehörige Auftrag.
• Datensicherungen: Gelöschte Daten bleiben in den verschlüsselten Sicherungskopien noch bis zu 30 Tage erhalten und werden danach mit der Sicherung überschrieben.

11. Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend TLS-verschlüsselt. Der Zugang ist auf freigeschaltete Personen beschränkt und rollenbasiert; DVO-Partner sehen nur eigene Aufträge. Zugangsdaten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff darauf protokolliert.

12. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontakte.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: